Kesekretariatan merupakan salah satu materi wajib dalam Basic Training Himpunan Mahasiswa Islam(HMI). hanya saja, Kader HMI belum banyak yang benar-benar bisa memahaminya yang berdampak banyaknya kesalahan-kesalahan dalam adminsitrasi kesekretariatan.
Beranjak dari kondisi tersebut, HMI cabang Sintang bidang Kesekretariatan menggelar Training administrasi untuk seluruh Kader Hijau Hitam yang berlangsung di Gedung TPQ Al-Muqorimah Kelurahan Menyumbung tengah Kecamatan Sintang, Minggu(7/7/2019)
Kegiatan Training Administrasi ini merupakan salah satu wujud dari program kerja Sekretaris HMI Cabang Sintang, yang melibatkan seluruh Kader HMI mulai dari tingkat Cabang hingga tingkat Komisariat sehingga tidak lagi terjadi kesalahan yang terus menerus diturunkan bergenerasi.
Sekretaris Umum, HMI Cabang Sintang, Sugeng Arianto mengatakan bahwa tujuan diselenggarakannya kegiatan Training Administrasi tersebut untuk memberikan pemahaman terkait administrasi dan kesekretariatan.
“Training ini kita laksanakan, untuk memberikan pemahaman kepada seluruh Kader HMI Sintang terkait dengan permasalahan Administrasi dan Kesekretariatan, ” Jelas Sugeng.
Sugeng Arianto mengatakan bahwa administrasi merupakan bagian dari penyelenggaraan setiap usaha kerjasama demi tercapainya sebuah tujuan.
“Sehingga untuk mencapai tujuan tersebut dibutuhkan suatu proses yang diawali dengan tertib administrasi, “ucapnya.
Sekretari Umum HMI Cabang Sintang ini juga menjelaskan bahwa untuk mencapai sebuah usaha bersama harus menjalankan fungsi-fungsi administrasi mulai dari planning (perencanaan), organizing(pengorganisasian), actuating (pelaksanaan) dan controlling (pengawasan).
“HMI sebagai suatu organisasi membutuhkan keseragaman administasi (uniformitas) dalam pengelolaan fungsi-fungsi administrasi. Mengingat pengertian dan sifat administrasi bagi suatu organisasi yang sangat penting yakni sebagai alat komunikasi, sebagai dokumentasi, dan sebagai tanda bukti (alat bukti/pemeriksaan), Jelasnya.
Dengan bertitik tolak hal tersebut, dikatakam Sugeng bahwa HMI memiliki pedoman aministrasi kesekeretariatan HMI meliputi:
1.Pendahuluan
2. Organisasian kesekretariatan HMI 3. Administrasi surat menyurat HMI
4. Tata kearsipan
5. Invetaris & dokumentasi organisasi
6. Perpustakaan organisasi
7. Keprotokoleran
8. Penutup
9. Lampiran
Selain administrasi, lanjut Sekretaris Umum HMI cabang Sintang ini, untuk menyelenggarakan administrasi organisasi dengan efektif, diperlukan suatu tempat tertentu, sebagai pusat pengurusan segala sesuatu yang berhubungan dengan organisasi yakni sekretariat Organisasi.
“Sekretariat ini fungsinya sebagai Tempat kerja yang efisien bagi pengurus dalam pengendalian organisasi, Pusat Komunikasi Organisasi dan Pusat Kegiatan Administrasi. Oleh karena itu, adminisatrasi dan kesekretariatan merupakan suatu hal yang tak dapat terpisahkan karena keduanya saling berhubungan demi terciptanya sebuah tujuan bersama, “paparnya.
Sebagaimana diketahui bahwa HMI merupakan organisasi kemahasiswaan yang memiliki panduan yang baku dalam hal administrasi dan kesekretariatan, sehingga dari tingkat yang paling tinggi yakni Pengurus Besar hingga tingkatan paling kecil pada Komisariat terikat dalam aturan oleh sebab itu seluruh Kader wajib untuk mengetahui dan memahaminya.(Link)
